株主総会対応

上場企業の方へ

上場会社においては、多数の株主がいる関係で、株主総会対応は重要な課題の一つといえます。

まずは、株主総会において必要な議案について漏れがないか慎重に確認する必要があります。上場会社の場合、株主総会の開催には多大なコストと時間がかかるため、法的に必要な議案が漏れていないかをチェックすることはもちろんのこと、次の株主総会までに想定される事項を検討して、念のため追加しておく議案がないかも慎重に検討しておく必要があります。

その上で、議案に関連する各種手続を踏まえて、適切なスケジュールを策定することとなります。その上で、招集通知その他の株主総会手続に必要な書類を作成していきます。
招集通知については会社法及び関連省令等で細かい規定があるため、慎重に確認する必要があります。そして、総会当日のシナリオ及び想定問答集を作成し、リハーサルを行います。シナリオに関しては、基本的な進行に基づくもののみならず、動議が出た場合等も想定して作成するのが通常です。
また、リハーサルについては、入退場、着席、礼などの形式面のみならず、決議の際の各役員の対応、質疑応答の際の対応方法等を慎重に確認していくこととなります。その上で、株主総会当日の受付対応、議長による議事進行、採決、株主総会終了後に議事録の作成、必要な登記手続等を滞りなく行う必要があります。

株主総会当日に、議長の後ろにおいて、弁護士を含む事務局がどのような体制でサポートをするか、実際に議長が言い間違った場合、議長が回答に窮した場合にどう対応するかという点は株主総会の運営上極めて重要です。


AZXでは、上場会社の株主総会を多数サポートしており、必要議案のチェック、スケジュールのチェック、招集通知その他株主総会関連書類のチェック、シナリオ、想定問答集についてのアドバイス、リハーサル及び総会当日のサポート、議事録の作成及び登記手続についてのサポート等を行っております。

関連するナレッジ
  • 株主提案権とはどういうものでしょうか。
    一定の要件を満たす株主が、一定の事項を株主総会に諮るよう取締役に請求することができる権利をいいます。例えば、開催が予定されている定時株主総会において、会社側では予定していない取締役の1名追加といった議題を、株主総会の議題にするよう求め(会社法303条)、その具体的な議案の要領を招集通知に記載するよう求める(同法305条)ことを指します。取締役会設置会社においては、原則として総株主の議決権の1%又は300個以上の議決権を6ヶ月以上継続保有する株主にこの権利が認められ、株主総会日の8週間前までに請求することが必要となります(公開会社でない場合は6ヶ月の継続保有は不要です。)。
  • 株主提案権の行使は株主総会の8週間前までに請求するものとされていますが、総会当日に議案の修正案を株主から提案されたときには会社は無視できるのでしょうか。
    いわゆる株主提案権とは会社法303条、305条に基づく新たな議題・議案の提案の権利を指し、会社が予定している議題の具体的な議案について修正案や対案を出すことは、いわゆる修正動議の提出として総会の場でも行うことが可能です。例えば、取締役3名選任という議題について会社が用意した候補者3名の議案に対して、株主が異なる3名を提案することは、修正動議として認められるため、会社はこれを審議しなければなりません(会社法304条参照)。但し、株主が同じ議案を過去に提示したことがあり、議決権の10%以上の賛成を得られなかった日から3年を経過していない場合は、会社はそれを取り上げる必要はありません。
  • 公開会社における株主総会招集通知は、いつまでに発送することが必要でしょうか。
    公開会社における株主総会の招集通知は、株主総会の2週間前までに株主に対して発しなければなりません(会社法第299条第1項)。ここで、2週間前までに発するということの意味は、株主総会の日と招集通知を発する日との間に中2週間あることを意味しますので、株主総会の日の15日前が招集通知の発信期限となります。
    但し、書面又は電磁的方法による議決権の行使期限を定める場合には、招集通知を発した日から2週間を経過した日以後を期限とする必要があります(会社法施行規則第63条第3号ロハ)。従って、仮に総会日前日を議決権行使期限に設定する場合には、株主総会の日と招集通知を発する日との間に中2週間と1日が必要となり、株主総会の日の16日前が招集通知の発信期限となるため留意が必要です。
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